Meeting 4-in-1® è una soluzione software completa, pensata per la gestione di congressi con diversi livelli di complessità, che si possono svolgere all'interno di più sale, in diversi giorni e con l'intervento di numerosi relatori, ognuno dei quali può presentare diversi contributi.

 
L'architettura dell'applicativo è stata pensata su più livelli, in modo da isolare e rendere disponibili solo le funzionalità pertinenti alla classe di utenza che le andrà ad utilizzare; sono così stati creati quattro applicativi distinti, denominati Server, Storing Server, Client e Real Time.

Il Server è una postazione attraverso la quale è possibile creare o modificare la struttura del congresso, che è descritto come un albero i cui nodi sono rappresentati da date, sale, sessioni, interventi e contributi. Ogni nodo è dotato di propri attributi e l'introduzione delle varie informazioni è assistita e guidata, in modo da evitare il rischio di sovrapposizioni temporali.
Questo applicativo permette di gestire le sale, i relatori ed i loghi da visualizzare per le sessioni ed i congressi. Permette inoltre di monitorare lo stato di tutte le sale in tempo reale, bloccare e sbloccare una postazione remota, sincronizzare la struttura dei congressi nelle diverse sale e scambiare messaggi di tipo testuale con tutte le altre postazioni. In un sistema Meeting 4-in-1 ci può essere più di un Server che opera contemporaneamente, velocizzando in questo modo l'introduzione dei dati.

Lo Storing Server è una versione speciale di Server, in grado di effettuare, oltre alle operazioni già descritte, alcune altre funzioni, tra cui: copiare e ripristinare gli archivi; stampare report di vario tipo; effettuare la sincronizzazione oraria delle altre postazioni. In un sistema Meeting 4-in-1 c'è un unico Storing Server.

Il Client espone un'interfaccia che i relatori usano per visualizzare i loro contributi; è strutturato in modo da semplificare al massimo la complessità delle operazioni da eseguire. Questo applicativo, collegandosi alla base dati centrale, scarica giornalmente le sessioni destinate alla sala nella quale si trova installato, permettendo poi di visualizzare i contributi in locale. Se è disponibile la connessione con la base dati remota, aggiorna durante la presentazione tutti i tempi registrati per i vari interventi. Tra le altre funzionalità rese disponibili dal Client citiamo almeno: l'indicazione del tempo a disposizione del relatore e la segnalazione del suo esaurimento; la possibilità di scambiare messaggi di tipo testuale con tutte le altre postazioni di tipo Server (incluso un broadcast per assistenza immediata accessibile con un solo tasto); il blocco con password della postazione; la memorizzazione in un giornale di tutte le operazioni effettuate dall'utente ed in particolar modo dei tempi impiegati per la visualizzazione di ciascun contributo. Per le presentazioni Power Point vengono tracciati i tempi di esposizione di ogni singola slide (in secondi e ticks). Ogni contributo viene visualizzato con il programma associato nel sistema operativo, mantenendo tuttavia in primo piano una barra che indica costantemente il tempo residuo per l'esposizione, avvertendo visivamente l'operatore quando il tempo è esaurito. In un sistema Meeting 4-in-1 c'è un Client per ogni sala del congresso.

L'applicativo Real Time permette di monitorare costantemente lo stato delle sale, indicando la sessione in corso, il nome del relatore ed il contributo in visualizzazione, oltre a diverse altre informazioni. È un applicativo destinato al pubblico, non prevedendo interazione umana. In un sistema Meeting 4-in-1 c'è di norma un solo applicativo Real Time in esecuzione (per evitare un eccessivo intasamento della rete).

Meeting 4-in-1 permette di risolvere numerosi problemi, tra cui:

• ottenere un "deposito" centrale per tutti i contributi - in questo modo è più semplice fare delle copie di sicurezza ed assicurare la disponibilità dei file al momento opportuno (ad esempio nel caso in cui il PC della sala improvvisamente smetta di funzionare);

• organizzare al meglio un congresso, distribuendo opportunamente le sessioni e verificando istantaneamente che non vi siano sovrapposizioni orarie;

• ottenere velocemente tutte le informazioni necessarie a contattare i relatori per assicurarsi la loro presenza;

• fornire rapporti dettagliati sulla durata dei vari interventi e sulla sequenza di esposizione, per poter eventualmente apportare variazioni all'agenda nel caso di ripetizione del congresso;

• monitorare lo stato delle sale e mettere in contatto in tempo reale, attraverso un servizio di messaggeria testuale, tutte le sale con gli operatori che organizzano il congresso;

• fornire ai relatori un'interfaccia unica, semplice ed immediata, attraverso la quale avviare la visualizzazione dei propri contributi in formato elettronico;

• indicare costantemente ai relatori, durante l'esposizione, il tempo residuo.

Per ulteriori informazioni, scrivere a szp@zanella-hifi.com oppure compilare il modulo sottostante:

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